Dato:
28. nov. 2017

Sted:
Lauge, Sønderlunden 31, 6000 Kolding

Deltagere:
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Pkt. 1: Referat fra sidste bestyrelsesmøde godkendt
Ingen yderligere bemærkninger

Pkt. 2: Grusstien mellem nr. 73 og nr. 75
Der skal ikke ske vintervedligeholdelse af stien, fordi traktoren sætter dybe spor. MC meddeler firmaet, at der ikke skal ske vintervedligeholdelse af stien.

Pkt. 3: Stamvejen – udkørslen til Egtved Alle.
Bestyrelsen kontaktede kommunen i efteråret med henblik på at få vedligeholdelsen op på et tilfredsstillende niveau. Vi konstaterer, at kommunen har reageret på vores skrivelse, idet der er sket forbedringer på vedligeholdelsen.

Pkt. 4: Sommervedligeholdelse
Bestyrelsen har ingen indvendinger mod kvaliteten af sommervedligeholdelse af vores område. Vores udgifter til sommervedligeholdelse ligger inden for tilbuddet.
I øvrigt har bestyrelsen modtaget positive tilkendegivelser fra beboere og gæster om, at vores område fremstår pænt og rent.

Pkt. 5: Vintervedligeholdelse
Vores aftale med Hoppes Anlægsteknik, som forestår vintervedligeholdelsen, fortsætter på uændrede vilkår, herunder at grusstien ikke skal vintervedligeholdes, samt at fortovet fra nr. 16 indtil stien til Sønderholmsvej også skal vintervedligeholdes.

 Pkt. 6: Økonomisk stilling
Periodebalance indtil 22. nov. 2017 forelå.
Driftskontoen udviser en saldo på 89.042,41 kr.
Vejfondens konto udviser en saldo på 161.835,85 kr.
Disse saldi svarer til vores egenkapital.

Pkt. 7: Kolding Kommune/bydelspuljen
Vores fliseprojekt er afsluttet tilfredsstillende. Vi fik 10.000 kr. fra bydelspuljen til projektet. Endvidere har vi modtaget megen positiv feedback på projektet fra kommunen.
Bestyrelsen agter i 2018 at søge bydelspuljen om penge til forskønnelse af venstre og højre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden (hjørnet, hvor skorstensfejeren bor og hjørnet over mod kolonihaverne).
Når projektet igangsættes tager bestyrelsen/EA en snak med vores nabo, skorstensfejeren, omkring beplantning af arealet.
EA indhenter tilbud fra vores gartner, Nørskov, om opfyldning af jord på højre hjørnetrekant samt langs fortovet hen til nr. 16. Forskønnelsen skal munde ud i, at der er en græsrabat på ca. ½ meter.

Pkt. 8: Lagerplads til vores redskaber
LG har indgået en aftale med skorstensfejeren om leje af reolplads til vores redskaber m.v.

Pkt. 9: Fremtidig dagrenovation.
Bestyrelsen har erfaret, at der kommer ændring af dagrenovationen. Vi har en traditionel 110 liters pose i dag med ugentlig tømning. Fremtidig dagrenovation medfører, at affald skal deles i restaffald og madaffald, samt at tømning fremover sker hver 14. dag. Ændringen medfører investeringer i nye affaldsstativer/beholdere for den enkelte husstand. Det er bestyrelsens holdning, at vi bør finde en fælles løsning af hensyn til områdets flotte fremtræden.

Aftalt at LG kontakter kommunen for at få information om fremtidig renovation.

Modtaget svar fra kommunen efter bestyrelsesmøde og før referat er udsendt. Kommunen svarer:
”I den nordlige del af Kolding skal I først tage stilling herom i foråret 2019, så det varer lidt endnu. – Det kommer der meget mere om på E-boks, hvor I selv får mulighed for at vælge den løsning, der passer Jer bedst.”

På den baggrund er løsning af problemet med investering i nye renovationsstativer/beholdere udskudt til ultimo 2018/primo 2019.

Pkt. 10: Buske og træer samt planering ved nr. 25.
EA besigtiger området og kontakter Nørskov/vores gartner for udførelsen af opgaven.

 Pkt. 11: Opkrævningsform af kontingent
AK foreslog, at opkrævning via fælles indbetalingskort slettes og erstattes af brev til de enkelte grundejere med anmodning om betaling via almindelig bankoverførsel med angivelse af hus nr. Dette for at spare omkostninger til indbetalingsaftalen med banken, samt fordi en almindelig bankoverførsel er nemmere at håndtere. AK har undersøgt fordele og ulemper ved brug af opkrævningsservice via BS/Nets eller Mobile Pay. Begge løsninger forkastet, fordi disse er for dyre i forhold til nuværende løsning.
Aftalt, at Fælles indbetalingskort/aftale ophører, samt at fremtidig opkrævning af kontingent sker ved almindelig bankoverførsel til grundejerforeningens konto.

Pkt. 12: Generalforsamling 2018
Datoen er foreløbig fastsat til tirsdag 6. marts 2018, kl. 19:00. Kolding Golfklub.
AK kontakter Erik Mikkelsen, nr. 55 med henblik på reservation af lokale.

Pkt. 13: Indkommen post/mail samt information i øvrigt
ingen

Pkt. 14: Næste bestyrelsesmøde
6. februar 2018, kl. 19:00 hos AK, nr. 61

Ref: AK

Sted:
Mads, Sønderlunden 37, 6000 Kolding

Deltagere:
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Pkt. 1: Referat fra sidste bestyrelsesmøde godkendt
Ingen yderligere bemærkninger

Pkt. 2: Grusstien mellem nr. 73 og nr. 75
Der er nu lagt nyt leret grus på stien i henhold til tilbud fra vores gartner, Søren Nørskov.
Tilbudspris 9.625 kr. inkl. Moms. Beløbet tages fra Vejfonden.
Arbejdet udført OK.

Pkt. 3: Stamvejen – udkørslen til Egtved Alle.
Bestyrelsen konstaterer, at vedligeholdelsen fra kommunens side ikke er i orden.
Det blev besluttet, at bestyrelsen kontakter kommunen med henblik på at få vedligeholdelsen op på et tilfredsstillende niveau.

Det drejer sig blandt andet om:
Der er meget ukrudt mellem vej og kantsten.
Der gror ukrudt op ad vejskiltet.
Midterrabatten mellem cykelsti og vej er slet ikke blevet slået af kommunen. Da græsset var meget højt blev det slået af grundejerforeningen
Der gror buske ud over cykelstien, så cykler ikke uhindret kan passere hinanden.
Det værste er dog, at den investering, som kommunen har foretaget i nye træer og buske, ser ud til at blive spildt, fordi ukrudt og manglende vedligehold kvæler nyplantede træer og buske.
Udseendet af Sønderlunden/stamvejen står i stor negativ kontrast til udseendet af Egtvedalle og Grundejerforeningens område.

Pkt. 4: Sommervedligehold
Bestyrelsen har ingen indvendinger mod kvaliteten af sommervedligeholdelse af vores område.

Pkt. 5: Vintervedligehold
MC verificerer vores aftale med Hoppes Anlægsteknik, som forestår vintervedligeholdelsen, herunder at grusstien ikke skal vintervedligeholdes, samt at fortovet fra nr. 16 indtil stien til Sønderholmsvej også skal vintervedligeholdes.

 Pkt. 6: Økonomisk stilling
Periodebalance indtil 31. aug. 2017 forelå.
Driftskontoen udviser en saldo på 158.858,79 kr.
Vejfondens konto udviser en saldo på 171.460,85 kr.
Disse saldi svarer til vores egenkapital.

Pkt. 7: Venstre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden (hjørnet, hvor skorstensfejeren bor).
EA tager en snak med vores nabo, skorstensfejeren, omkring beplantning af området.

Pkt. 8: Højre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden
EA indhenter tilbud fra vores gartner, Nørskov, om opfyldning af jord i hjørnetrekanten samt langs fortovet hen til nr. 16. Forskønnelsen skal munde ud i, at der er en græsrabat på ca. ½ meter.

Pkt. 9: Buske og træer i skellet ved nr. 25.
Buske/træer er efterhånden så høje, at de slår ind på husmuren. Beskæring skal ske på vores oprydningsdag.
EA rykker endvidere vores gartner for planering af hjørnet ved skellet, hvilket tidligere er aftalt med vores gartner.

Pkt. 10: Forskønnelsesdag  24. sept. 2017
Vi starter som sædvanlig kl. 10:00 med morgenbrød. MC køber morgenbrød, ost og pålæg.
Vi slutter af med grillpølser. LG indkøber pølser, pølsebrød, øl og vand.
JD medbringer buskrydder og motorsav.

Pkt. 11: Opfølgning på vores Sankt Hans aften
Vi var enige om, at arrangement var godt.
Næste år skal vi have aftale med 3 personer, som holder brandvagt, indtil bålet er slukket.

Pkt. 12: Flisebelægning under vores sorte bænkesæt på fællesarealet
Vi har modtaget 10.000 kr. fra Kolding Kommune/Bydelspuljen.
Primo september måned rappes arealet af og fyldes med sand, som komprimeres. Arbejdet udføres af vores gartner Nørskov. Formentlig inden forskønnelsesdagen leveres fliser, som vi selv lægger.
EA er tovholder på projektet.

Pkt. 13: Indkommen post/mail samt information i øvrigt
Vi har modtaget 1 stk. mail fra beboer angående sommervedligeholdelse. Bestyrelsen har noteret indholdet i mailen og vurderer, at vores nuværende gartnerarbejder udføres tilfredsstillende.

Vi drøftede vores informationskanaler, som er Facebook og vores hjemmeside.
Indkaldelse til generalforsamling eller ekstraordinær forsamling skal i henhold til vedtægterne ske skriftligt pr. brev.
Vi opfordrer alle til at give de naboer, som ikke er aktive på de elektroniske medier, et praj, hvis der er noget vigtigt at viderebringe.
Bestyrelsen vurderer i hvert enkelt tilfælde, om der skal ske skriftlig information pr. brev.

Pkt. 14: Opkrævningsform af kontingent
AK foreslog, at opkrævning via fælles indbetalingskort slettes og erstattes af brev til de enkelte grundejere med anmodning om betaling via almindelig bankoverførsel med angivelse af hus nr. Dette for at spare omkostninger til indbetalingsaftalen med banken samt fordi en almindelig bankoverførsel er nemmere at håndtere.
Det blev besluttet, at AK undersøger fordele og ulemper ved brug af opkrævningsservice via BS/Nets eller Mobile Pay.
Tages op til næste møde.

Pkt. 14: Fremtidige bestyrelsesmøder
28. november 2017, kl. 18:00 hos LG nr. 31

Ref: AK

Dato:
26. april 2017

Sted:
Allan, Sønderlunden 61, 6000 Kolding

Deltagere:
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Pkt. 1: Godkendelse af sidste referat
Referat godkendt og underskrevet
Ingen yderligere bemærkninger

Pkt. 2: Grusstien mellem nr. 73 og nr. 75
Bestyrelsen har besluttet, at der lægges nyt leret grus på stien i henhold til tilbud fra vores gartner, Søren Nørskov.
Tilbudspris 9.625 kr. inkl. Moms. Beløbet tages fra Vejfonden.
EA har meddelt bestyrelsens accept til Søren Nørskov

Pkt. 3: Stamvejen – udkørslen til Egtved Alle.
Kommunen har opstammet alle træer, så udsynet er fint, når man kører ud på Egtved Allé. Vi holder øje med, om dette fortsætter. Hvis træerne vokser til og udsynet forværres, kontaktes kommunen.

Vi venter også spændt på kvaliteten og kvantiteten af kommunens græsslåning ved stamvejen, herunder rabatten mellem gang- og cykelsti og vejen. Såfremt arbejdet ikke er tilfredsstillende, står det enhver frit for at kontakte kommunen via kommunens app ”Giv et praj”.

Pkt. 4: Sommervedligehold
Bestyrelsen har indgået ny 2-årig aftale med vores gartner Nørskov om sommervedligeholdelse af vores fælles arealer.
I forhold til tidligere aftale slås diget 3 gange årligt. Skråningen ved 2-etagers rækkehuse bliver slået. Øvrigt indhold i aftalen er uændret bortset fra, at stamvejen ikke mere er omfattet af vedligeholdelse, idet det er kommunens område.
Vores gartner har problemer ved brug af græstrimmer langs husmure, hvor der er lagt løse sten. Græstrimmeren har slynget sten op på en bils bagrude, således at denne blev ødelagt.

Derfor bliver der ikke benyttet græstrimmer ved husmure med løse sten. Bestyrelsen opfordrer til, at grundejere med løse sten ved husmuren, udskifter disse med en lille fliserække langs muren.

Pkt. 5: Vintervedligehold
Tages op på vores bestyrelsesmøde i september.

Pkt. 6: Udbedring af inddækning på vores huse
Alle inddækninger, der har været bestilt, er udført.

Pkt. 7: Økonomisk stilling
Driftskontoen udviser en saldo på 139.960 kr.
I beløbet er indeholdt modtaget samlet kontingent til dato på 53.000 kr. (kontinget til drift og vejfond). Fordeling af kontingent til drift og vejfond bogføres, når alle kontingentindbetalinger er gennemført.
Sidste rettidige betaling af kontingent er 30. april 2017.

Vejkontoen udviser en saldo på 142. 460 kr.
Der er ikke bogført på kontoen siden sidste regnskabsår.

Pkt. 8: Venstre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden (hjørnet, hvor skorstensfejeren bor).
Skorstensfejeren har ifølge aftale med bestyrelsen beskåret træerne. Træaffaldet flyttes til vores Sankt Hans bål på forskønnelsesdagen.
LG har indgået en aftale med skorstensfejeren om, at vi låner noget hyldeplads til vores materialer –  maling, redskaber m.v.

Pkt. 9: Øvrig aftale med vores gartner Nørskov
Grusstien udbedres jfr. pkt. 2 ovenfor
Der flyttes/opstilles sten til barrikader, blandt andet store sten (barrikader) ved det store træ ved Sønderholmsvej for at forhindre kørsel over græsplænen ved nr. 91 og 92. (punkt fra eventuelt på vores generalforsamling 2017)
I skellet ved nr. 25: Jord flyttes og planeres. Nyt græs sås.

Pkt. 10: Forskønnelsesdag  7. maj 2017
Vi starter som sædvanlig kl. 10:00 med morgenbrød. EA køber morgenbrød.
Følgende arbejde er planlagt på dagen:
Alle ældre træer på det grønne område og mellem vores ejendomme skal studses og opstammes.
Gamle rådne støttepæle skal fjernes.
Området til venstre for stamvejen, når vi kører ind i Sønderlunden, skal opryddes for grene og træer.
Træer og buske til højre for stamvejen, når vi kører ind i Sønderlunden, skal udtyndes og beskæres.
Græsbegroning ind over fortove skal fjernes. Det drejer sig om området ved 2-etagers ejendomme og området til højre og venstre for stamvejen, når vi kører ind i Sønderlunden.
Vi slutter af med grillpølser. AK indkøber pølser, pølsebrød, øl og vand.

Pkt. 11: Sankt Hans
Som en fast tradition holder vi Sankt Hans fredag 23. juni 2017.
Vi starter kl. 18:00 med grill. LG er tovholder.
Kl. 20:00 tændes bålet, og vi synger midsommervisen.
Deltagere medbringer selv egne drikkevarer, stol og eventuel pind til snobrød.
EA sørger for inddækning af bålsted til børnene.
MC sørger for skumfiduser og snobrødsdej.

Pkt. 12: Flisebelægning under vores sorte bænkesæt på fællesarealet
Vi har endnu ikke modtaget besked om bevilling af penge fra Kommunen/bydelspuljen. Vi har ansøgt om penge til flisebelægning under vores sorte bænkesæt på fællesarealet.
Med forventning om bevilling indhenter EA tilbud fra vores gartner om afrabning af græs.
Vi har tilbud på grus og fliser.

Pkt. 13: Information til vores medlemmer
LG trykker og EA uddeler brev om datoer for forskønnelsesdage og Sankt Hans.
AK opdaterer forskønnelsesdag 7. maj 2017 og Sankt Hans på vores facebookside og vores hjemmeside.

Pkt. 14: Fremtidige bestyrelsesmøder
5. september 2017, kl. 19:00 hos MC nr. 37.
28. november 2017, kl. 18:00 hos LG nr. 31

Ref: AK

Referat af bestyrelsesmøde

Dato
marts 2017

Sted
Kolding Golf Club, Egtved Allé , 6000  Kolding

Deltagere
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Dagsorden

1. Konstituering
2. Fastlæggelse af datoer for kommende forskønnelsesdage
3. Ansøgning til Kolding Kommune/Bydelspuljen
4. Næste bestyrelsesmøde

Pkt. 1: Konstituering
Formand: Lauge Gejl
Kasserer og sekretær: Allan Knudsen
Bestyrelsesmedlem: Jørgen Damsgaard
Bestyrelsesmedlem: Mads Clausen
Bestyrelsesmedlem: Ernst Antonsen

Pkt. 2: Fastlæggelse af datoer for kommende forskønnelsesdage
Søndag, 7. maj 2017 klokken 10:00
Søndag, 24. september klokken 10:00
Det blev besluttet, at området ved skorstensfejeren skal beplantes med syrenbuske. EA sørger for indkøb.
Området ved fortorvet der støder op til søen ved kolonihaverne skal også forskønnes. Plan herfor tages op efter forskønnelsesdagen 7. maj 2017, når vi ved, hvor langt vi er nået.

Pkt. 3: Ansøgning til Kolding Kommune/Bydelspuljen
Ak søger om tilskud 26.500 kr. til etablering af flisebelægning under bænkene på vores grønne område.

Pkt. 4: Næste bestyrelsesmøde
26. april 2017, kl. 19:00 hos AK

Se referat fra 15. februar 2017 i PDF-format her

Referat af bestyrelsesmøde

Dato:
15. februar 2017

Sted:
hos Ernst Antonsen, Sønderlunden 47

Deltagere:
Lauge Gejl, (LG)
Ernst Antonsen (EA)
Jørgen Damsgaard (JD)
Allan Knudsen (AK)
Mads Clausen, (MC)

Fraværende:
ingen

Dagsorden:
Godkendelse af mødereferat fra sidste bestyrelsesmøde
Opfølgning på punkter fra sidste møde
Nye punkter
Generalforsamling marts 2017
Opsamling på modtagne mails
Andet

Godkendelse af mødereferat fra sidste bestyrelsesmøde
Referat godkendt.

Grussti der går mellem nr. 73 og 75, samt 85 og 63
Stien trænger til ny grusbelægning eller alternativt ny asfaltbelægning.
Vi har modtaget tilbud fra Colas på asfaltering af stien.
Beslutning om forbedring af stien udskydes til 2017.
Punktet tages op på bestyrelsesmøde i foråret 2017.

Uskønt syn ved Stamvejen/kolonihaverne
I juni måned 2016 havde grundejerforeningen en positiv dialog med Kolding Kommune om udseendet på området ved stamvejen. Vi talte også om det dårlige udsyn ved udkørsel til Egtved Allé og efterspurgte også beplantning på vejens sider.
Efterfølgende har kommunen opstammet træer til venstre for udkørslen til Egtved Allé samt plantet træer og buske på venstre og højre side af stamvejen.
Vi giver kommunen 5 stjerner for samarbejdet og arbejdets gennemførelse.

Sommervedligeholdelse
EA og AK tager et møde med vores gartner omkring tilbud på sommervedligeholdelse.
På tidligere bestyrelsesmøde er det besluttet, at diget og græs omkring søen fremover slås 3 gange årligt.
I anledning af at vores sommervedligeholdelse kun omfatter lokalplanens område foretages der ikke sommervedligeholdelse af stamvejen.
Vedligeholdelse af stamvejen hører under Kolding Kommune.

Vintervedligeholdelse
MC følger op på vores aftale med vores leverandør af vintervedligeholdelse

Kritisk inddækning af tagpapafslutning på væggen ved taget over bryggers- og toiletbygningen.
Arbejdet er udført. Ingen yderligere bemærkninger.

Bydelspuljen
Regnskab på modtaget tilskud på 10.000 kr. er indsendt til Kolding Kommune.

Forskønnelsesdage
For at få flere deltagere til vores forskønnelsesdage er det besluttet, at årets forskønnelsesdage fastlægges for hele året, således at grundejerforeningens medlemmer kan planlægge disse.
Dagene fastlægges hurtigst muligt på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

Regnskab pr. februar 2016:
Svarer stort set til det omdelte årsregnskab for 2016, bortset fra er nogle små udgiftsposter på driften på 201 kr.
Driften: Formuen udgør 95.105,88 kr. som svarer til indeståendet på driftskontoen.
Vejfonden: Formuen udgør 142.460,85 kr. som svarer til indeståendet på vejfondens konto.

Generalforsamling 2017
Datoen er tirsdag 7. marts 2017
kl. 19:00
i Kolding Golf Club, Egtved Allé 10, 6000 Kolding.
Dagsorden i henhold til vedtægterne.
Forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
LG indkalder til bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen, hvis der er modtaget forslag, som skal drøftes i bestyrelsen.
Indkaldelse, regnskab og budget omdeles til medlemmerne fredag 17. februar 2017.

Post og gennemgang af mails:
LG svarer på mail fra interesserede i den ubebyggede grund nr. 20.

Næste bestyrelsesmøde:
7. marts 2017 umiddelbart efter generalforsamlingen.

ref: AK

________________________________________
Lauge Gejl, formand

________________________________________
Mads Clausen, bestyresesmedlem

________________________________________
Allan Knudsen, kasserer

________________________________________
Ernst Antonsen, bestyrelsesmedlem

________________________________________
Jørgen Damsgaard, bestyrelsesmedlem