Dato:
6. feb. 2018

Sted:
Allan, Sønderlunden 61, 6000 Kolding

Deltagere:
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Pkt. 1: Referat fra sidste bestyrelsesmøde godkendt
Ingen yderligere bemærkninger

Pkt. 2: Vintervedligehold
Hoppes Anlægsteknik forestår vintervedligeholdelsen. Salter og snerydder på samme tidspunkter, som alle andre offentlige saltninger og snerydninger sker. Vi har pligt til vintervedligeholdelse på samme vilkår.

MC kontakter Hoppes Anlægsteknik og påpeger, at fortovet fra nr. 16 til stien til Sønderholmsvej ofte ikke bliver saltet.

Pkt. 3: Dagrenovation og vores miljøstationer
Kommunens nye renovationsplan sker først i starten af 2019 jfr. meddelelse fra kommunen:

”I den nordlige del af Kolding skal I først tage stilling herom i foråret 2019, så det varer lidt endnu. – Det kommer der meget mere om på E-boks, hvor I selv får mulighed for at vælge den løsning, der passer Jer bedst.”

Vi har en traditionel 110 liters pose i dag med ugentlig tømning. Fremtidig dagrenovation medfører, at affald skal deles i restaffald og madaffald, samt at tømning fremover sker hver 14. dag. Ændringen medfører investeringer i nye affaldsstativer/beholdere for den enkelte husstand.
Det er bestyrelsens holdning, at vi bør finde en fælles løsning af hensyn til områdets flotte fremtræden.
Når vi har konkret information, formentlig ultimo 2018/primo 2019 tager bestyrelsen initiativ i sagen.

Vi har fået nye plastbeholdere i vores miljøstationer. Vores miljøstationer har følgende plastbeholdere:

Ved hus nr. 27, 71 og 91 med:
2 stk. 370 l plastbeholder til papir
1 stk. 370 l plastbeholder til glas og flasker
1 stk. 370 l plastbeholder til til metal
1 stk. 370 l plastbeholder til plast

Ved hus nr. 28
2 stk. 370 l plast beholder til papir
1 stk. 370 l plastbeholder til glas og flasker

Bestyrelsen har konstateret, at der stilles tomme flasker, pap mv. ved siden af plastbeholderen, når den er fyldt. Hvis en plastbeholder er fyldt, så prøv en i de andre miljøstationer. Der må ikke stilles flasker m.v. ved siden af beholderne.

AK og EA laver skilte med dette påbud.

Pkt. 4: Økonomi
Regnskab 2017 på drift og vejfond blev godkendt og underskrevet.
Forslag til budget 2018 på drift og vejfond blev godkendt.
I budgettet indregnes blandt andet beløb til forskønnelse af højre og venstre hjørne ved indkørsel til vores område.

Driftskontoen udviser pr. 6. febr. 2018 en saldo på 74.973,82 kr.
Vejfondens konto udviser en saldo på 161.835,85 kr.
Disse saldi svarer til vores egenkapital.

Pkt. 5: Kolding Kommune/bydelspuljen
Vi besluttede at søge 40.000 kr. fra bydelspuljen til finansiering af vores forskønnelse af højre og venstre hjørne ved indkørsel til vores område.
Inden vi går i gang med arbejdet tages vores nabo, skorstensfejer Rene Hansen, Fælledvej 18, med på råd.
EA indhenter tilbud fra vores gartner, Nørskov, om opfyldning af jord på højre hjørnetrekant samt langs fortovet hen til nr. 16. Forskønnelsen skal munde ud i, at der er en græsrabat på ca. ½ meter samt beplantning af buske bag græsrabatten.

AK søger bydelspuljen.

Ak oplyste, at Ugeavisen bringer en pressemeddelelse fra Kolding Kommune om bydelspuljen i uge 7. Billeder fra Sønderlundens projekt(er) indgår i pressemeddelelsen.

Pkt. 6: Generalforsamling 2018
Datoen er fastsat til tirsdag 6. marts 2018, kl. 19:00. Kolding Golfklub.
Ak uddeler indkaldelse/regnskab 2017/budget 2018 i uge 7 eller 8.
MC medbringer stemmesedler til generalforsamlingen

Pkt. 7: Hjemmesiden
Ifølge persondataloven må vi kun bringe vores medlemsoversigt til en lukket kreds, altså vores medlemmer. Derfor er det nu muligt at bestille et login til medlemssiderne. Login bestilles på vores hjemmeside. Samtidig lægger vi seneste regnskab og budget på medlemssiderne.

Pkt. 8: Indkommen post/mail samt information i øvrigt
ingen

Pkt. 9: Næste bestyrelsesmøde
Hvis der kommer forslag til vores generalforsamling indkalder LG til kort møde.
Fremtidige møder aftales efter generalforsamlingen.

Ref: AK

Dato:
28. nov. 2017

Sted:
Lauge, Sønderlunden 31, 6000 Kolding

Deltagere:
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Pkt. 1: Referat fra sidste bestyrelsesmøde godkendt
Ingen yderligere bemærkninger

Pkt. 2: Grusstien mellem nr. 73 og nr. 75
Der skal ikke ske vintervedligeholdelse af stien, fordi traktoren sætter dybe spor. MC meddeler firmaet, at der ikke skal ske vintervedligeholdelse af stien.

Pkt. 3: Stamvejen – udkørslen til Egtved Alle.
Bestyrelsen kontaktede kommunen i efteråret med henblik på at få vedligeholdelsen op på et tilfredsstillende niveau. Vi konstaterer, at kommunen har reageret på vores skrivelse, idet der er sket forbedringer på vedligeholdelsen.

Pkt. 4: Sommervedligeholdelse
Bestyrelsen har ingen indvendinger mod kvaliteten af sommervedligeholdelse af vores område. Vores udgifter til sommervedligeholdelse ligger inden for tilbuddet.
I øvrigt har bestyrelsen modtaget positive tilkendegivelser fra beboere og gæster om, at vores område fremstår pænt og rent.

Pkt. 5: Vintervedligeholdelse
Vores aftale med Hoppes Anlægsteknik, som forestår vintervedligeholdelsen, fortsætter på uændrede vilkår, herunder at grusstien ikke skal vintervedligeholdes, samt at fortovet fra nr. 16 indtil stien til Sønderholmsvej også skal vintervedligeholdes.

 Pkt. 6: Økonomisk stilling
Periodebalance indtil 22. nov. 2017 forelå.
Driftskontoen udviser en saldo på 89.042,41 kr.
Vejfondens konto udviser en saldo på 161.835,85 kr.
Disse saldi svarer til vores egenkapital.

Pkt. 7: Kolding Kommune/bydelspuljen
Vores fliseprojekt er afsluttet tilfredsstillende. Vi fik 10.000 kr. fra bydelspuljen til projektet. Endvidere har vi modtaget megen positiv feedback på projektet fra kommunen.
Bestyrelsen agter i 2018 at søge bydelspuljen om penge til forskønnelse af venstre og højre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden (hjørnet, hvor skorstensfejeren bor og hjørnet over mod kolonihaverne).
Når projektet igangsættes tager bestyrelsen/EA en snak med vores nabo, skorstensfejeren, omkring beplantning af arealet.
EA indhenter tilbud fra vores gartner, Nørskov, om opfyldning af jord på højre hjørnetrekant samt langs fortovet hen til nr. 16. Forskønnelsen skal munde ud i, at der er en græsrabat på ca. ½ meter.

Pkt. 8: Lagerplads til vores redskaber
LG har indgået en aftale med skorstensfejeren om leje af reolplads til vores redskaber m.v.

Pkt. 9: Fremtidig dagrenovation.
Bestyrelsen har erfaret, at der kommer ændring af dagrenovationen. Vi har en traditionel 110 liters pose i dag med ugentlig tømning. Fremtidig dagrenovation medfører, at affald skal deles i restaffald og madaffald, samt at tømning fremover sker hver 14. dag. Ændringen medfører investeringer i nye affaldsstativer/beholdere for den enkelte husstand. Det er bestyrelsens holdning, at vi bør finde en fælles løsning af hensyn til områdets flotte fremtræden.

Aftalt at LG kontakter kommunen for at få information om fremtidig renovation.

Modtaget svar fra kommunen efter bestyrelsesmøde og før referat er udsendt. Kommunen svarer:
”I den nordlige del af Kolding skal I først tage stilling herom i foråret 2019, så det varer lidt endnu. – Det kommer der meget mere om på E-boks, hvor I selv får mulighed for at vælge den løsning, der passer Jer bedst.”

På den baggrund er løsning af problemet med investering i nye renovationsstativer/beholdere udskudt til ultimo 2018/primo 2019.

Pkt. 10: Buske og træer samt planering ved nr. 25.
EA besigtiger området og kontakter Nørskov/vores gartner for udførelsen af opgaven.

 Pkt. 11: Opkrævningsform af kontingent
AK foreslog, at opkrævning via fælles indbetalingskort slettes og erstattes af brev til de enkelte grundejere med anmodning om betaling via almindelig bankoverførsel med angivelse af hus nr. Dette for at spare omkostninger til indbetalingsaftalen med banken, samt fordi en almindelig bankoverførsel er nemmere at håndtere. AK har undersøgt fordele og ulemper ved brug af opkrævningsservice via BS/Nets eller Mobile Pay. Begge løsninger forkastet, fordi disse er for dyre i forhold til nuværende løsning.
Aftalt, at Fælles indbetalingskort/aftale ophører, samt at fremtidig opkrævning af kontingent sker ved almindelig bankoverførsel til grundejerforeningens konto.

Pkt. 12: Generalforsamling 2018
Datoen er foreløbig fastsat til tirsdag 6. marts 2018, kl. 19:00. Kolding Golfklub.
AK kontakter Erik Mikkelsen, nr. 55 med henblik på reservation af lokale.

Pkt. 13: Indkommen post/mail samt information i øvrigt
ingen

Pkt. 14: Næste bestyrelsesmøde
6. februar 2018, kl. 19:00 hos AK, nr. 61

Ref: AK

Sted:
Mads, Sønderlunden 37, 6000 Kolding

Deltagere:
Lauge Gejl (LG)
Allan Knudsen (AK)
Jørgen Damsgaard  (JD)
Mads Clausen (MC)
Ernst Antonsen (EA)

Pkt. 1: Referat fra sidste bestyrelsesmøde godkendt
Ingen yderligere bemærkninger

Pkt. 2: Grusstien mellem nr. 73 og nr. 75
Der er nu lagt nyt leret grus på stien i henhold til tilbud fra vores gartner, Søren Nørskov.
Tilbudspris 9.625 kr. inkl. Moms. Beløbet tages fra Vejfonden.
Arbejdet udført OK.

Pkt. 3: Stamvejen – udkørslen til Egtved Alle.
Bestyrelsen konstaterer, at vedligeholdelsen fra kommunens side ikke er i orden.
Det blev besluttet, at bestyrelsen kontakter kommunen med henblik på at få vedligeholdelsen op på et tilfredsstillende niveau.

Det drejer sig blandt andet om:
Der er meget ukrudt mellem vej og kantsten.
Der gror ukrudt op ad vejskiltet.
Midterrabatten mellem cykelsti og vej er slet ikke blevet slået af kommunen. Da græsset var meget højt blev det slået af grundejerforeningen
Der gror buske ud over cykelstien, så cykler ikke uhindret kan passere hinanden.
Det værste er dog, at den investering, som kommunen har foretaget i nye træer og buske, ser ud til at blive spildt, fordi ukrudt og manglende vedligehold kvæler nyplantede træer og buske.
Udseendet af Sønderlunden/stamvejen står i stor negativ kontrast til udseendet af Egtvedalle og Grundejerforeningens område.

Pkt. 4: Sommervedligehold
Bestyrelsen har ingen indvendinger mod kvaliteten af sommervedligeholdelse af vores område.

Pkt. 5: Vintervedligehold
MC verificerer vores aftale med Hoppes Anlægsteknik, som forestår vintervedligeholdelsen, herunder at grusstien ikke skal vintervedligeholdes, samt at fortovet fra nr. 16 indtil stien til Sønderholmsvej også skal vintervedligeholdes.

 Pkt. 6: Økonomisk stilling
Periodebalance indtil 31. aug. 2017 forelå.
Driftskontoen udviser en saldo på 158.858,79 kr.
Vejfondens konto udviser en saldo på 171.460,85 kr.
Disse saldi svarer til vores egenkapital.

Pkt. 7: Venstre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden (hjørnet, hvor skorstensfejeren bor).
EA tager en snak med vores nabo, skorstensfejeren, omkring beplantning af området.

Pkt. 8: Højre hjørne, når vi kører ind i Sønderlunden
EA indhenter tilbud fra vores gartner, Nørskov, om opfyldning af jord i hjørnetrekanten samt langs fortovet hen til nr. 16. Forskønnelsen skal munde ud i, at der er en græsrabat på ca. ½ meter.

Pkt. 9: Buske og træer i skellet ved nr. 25.
Buske/træer er efterhånden så høje, at de slår ind på husmuren. Beskæring skal ske på vores oprydningsdag.
EA rykker endvidere vores gartner for planering af hjørnet ved skellet, hvilket tidligere er aftalt med vores gartner.

Pkt. 10: Forskønnelsesdag  24. sept. 2017
Vi starter som sædvanlig kl. 10:00 med morgenbrød. MC køber morgenbrød, ost og pålæg.
Vi slutter af med grillpølser. LG indkøber pølser, pølsebrød, øl og vand.
JD medbringer buskrydder og motorsav.

Pkt. 11: Opfølgning på vores Sankt Hans aften
Vi var enige om, at arrangement var godt.
Næste år skal vi have aftale med 3 personer, som holder brandvagt, indtil bålet er slukket.

Pkt. 12: Flisebelægning under vores sorte bænkesæt på fællesarealet
Vi har modtaget 10.000 kr. fra Kolding Kommune/Bydelspuljen.
Primo september måned rappes arealet af og fyldes med sand, som komprimeres. Arbejdet udføres af vores gartner Nørskov. Formentlig inden forskønnelsesdagen leveres fliser, som vi selv lægger.
EA er tovholder på projektet.

Pkt. 13: Indkommen post/mail samt information i øvrigt
Vi har modtaget 1 stk. mail fra beboer angående sommervedligeholdelse. Bestyrelsen har noteret indholdet i mailen og vurderer, at vores nuværende gartnerarbejder udføres tilfredsstillende.

Vi drøftede vores informationskanaler, som er Facebook og vores hjemmeside.
Indkaldelse til generalforsamling eller ekstraordinær forsamling skal i henhold til vedtægterne ske skriftligt pr. brev.
Vi opfordrer alle til at give de naboer, som ikke er aktive på de elektroniske medier, et praj, hvis der er noget vigtigt at viderebringe.
Bestyrelsen vurderer i hvert enkelt tilfælde, om der skal ske skriftlig information pr. brev.

Pkt. 14: Opkrævningsform af kontingent
AK foreslog, at opkrævning via fælles indbetalingskort slettes og erstattes af brev til de enkelte grundejere med anmodning om betaling via almindelig bankoverførsel med angivelse af hus nr. Dette for at spare omkostninger til indbetalingsaftalen med banken samt fordi en almindelig bankoverførsel er nemmere at håndtere.
Det blev besluttet, at AK undersøger fordele og ulemper ved brug af opkrævningsservice via BS/Nets eller Mobile Pay.
Tages op til næste møde.

Pkt. 14: Fremtidige bestyrelsesmøder
28. november 2017, kl. 18:00 hos LG nr. 31

Ref: AK